A levéltárak a történelmi múlt megismerésének elsődleges forrásául szolgáló, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, a nemzet kulturális örökségének részét képező maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából működő intézmények. A demokratikus elvekre épülő állam társadalmi kontrollja szempontjából nélkülözhetetlenek, egyúttal a nemzeti identitás leghitelesebb dokumentumainak őrzőhelyei.

A levéltárak feladatait, működési feltételeit aköziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) szabályozza, a forrásanyagban folytatható kutatás lehetőségeit e törvény, továbbá az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény szabja meg. Az Ltv. hatálya kiterjed a közfeladatot ellátó szervek, a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári anyagára, a közlevéltárakban és a nyilvános magánlevéltárakban őrzött levéltári anyagra, továbbá szervek és természetes személyek tulajdonában lévő maradandó értékű magániratra. A Ltv. 8. §-a a levéltári anyag védelmének ágazati irányítását a kulturális területért felelős miniszter hatáskörébe utalja, aki ágazati irányító hatáskörében

• működteti a Levéltári Kollégiumot és a Levéltári Szakfelügyeletet,·

• szabályozza

o a levéltári állomány gyarapításával és a levéltári gyűjtőmunkával kapcsolatos feladatokat,

o a levéltári anyag őrzésének és tárolásának követelményeit,

o a levéltári anyag használatának szabályait,

o a levéltárakról vezetett nyilvántartás és a közlevéltárak által vezetett nyilvántartás adatkörét,

o a levéltári módszertani ajánlások közreadásával összefüggő, továbbá a levéltári szakmai tevékenységhez kapcsolódó tervezési és beszámolási feladatokat,

• irányítja a Magyar Nemzeti Levéltárat.

Az Ltv. megkülönbözteti a közlevéltárakat és nyilvános magánlevéltárakat. Közlevéltár a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár, míg a nyilvános magánlevéltár valamely természetes személy vagy nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratot őrző levéltári intézmény. Közlevéltár alapításakor, illetve fenntartásakor a fenntartó szerv köteles gondoskodni arról, hogy a levéltár megfelelően képzett személyzettel és technikai felszereléssel rendelkezzen, továbbá a levéltári anyag rendszeres átvételét biztosító, zárt, tűzbiztos, száraz, megfelelő páratartalmú és hőmérsékletű, a levéltári anyag őrzésén kívül egyidejűleg más célra fel nem használható, a szakszerű őrzéshez szükséges tárolóeszközökkel felszerelt raktárral (raktárakkal), kutatóteremmel és a működéséhez szükséges egyéb feltételekkel.

A közlevéltár típusa szerint lehet általános levéltár (Magyar Nemzeti Levéltár, Budapest Főváros Levéltára), állami szaklevéltár (pl. Hadtörténelmi Levéltár, Állambiztonsági Szolgálatok Történeti Levéltára), felsőoktatási levéltár, települési önkormányzat, köztestület, közalapítvány vagy jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára. A levéltárakra vonatkozó nyilvántartást a Magyar Nemzeti Levéltár vezeti, amely a levéltár honlapján érhető el.

A közlevéltárak illetékességi körrel bírnak, amely alapján kizárólagos jelleggel veszik át és őrzik meg az ebbe a körbe tartozó szervek nem selejtezhető köziratait. Az illetékességi kör mellett gyüjtőkörrel is rendelkeznek, amely a maradandó értékű, köziratnak nem minősülő irattári anyagnak az a köre, amelyet az adott levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából gyűjt. A közlevéltárak feladata kettős, hiszen egyrészt a maradandó értékű iratanyag megőrzését, feldolgozását, használatra bocsátását teszik lehetővé, ugyanakkor közigazgatási feladatokat is ellátnak, így iratkezelést ellenőriznek közfeladatot ellátó szerveknél, valamint teljesítik az állampolgároktól (pl. ingatlanügyek, hagyatéki ügyek), valamint a közigazgatási szervektől (bíróságok, nyomozóhatóságok részéről) érkező megkereséseket. A közlevéltár Ltv. szerinti feladatkörében:

• kizárólagos joggal átveszi és megőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezhető köziratait;·

• ellenőrzi a közfeladatot ellátó szervek irattári selejtezését és iratkezelését;·

• jogszabály alapján átveszi, gyűjti, valamint ingyenes letétként megőrzi a maradandó értékű magániratot;·

• levéltári anyagot nyilvántartja, szakszerűen kezeli, biztonságosan megőrzi, és az őrizetében lévő levéltári anyagot feldolgozza, s az anyag használatát lehetővé teszi;
• hiteles másolatotvagy tartalmi kivonatot készít;
•  megrongálódott iratanyag restaurálásáról gondoskodik,
• szaktanácsot ad;
• levéltár- és történettudományi kutatásokat végez,
•  közművelődési feladatokat lát el.

Lábléc

.